Ändrad nyckelutlämning för entreprenörer

Nycklar.jpg

(Denna information är riktad till våra entreprenörer, den berör inte dig som är eller ska bli hyresgäst!)

Från den 24 februari ansvarar Gärdin & Persson (GP) för Östersundshems nyckelutlämning av fastighetsnycklar och huvudnycklar. Detta innebär att du som entreprenör åker upp till GP när du ska kvittera ut en nyckel, istället för Östersundshems kontor. Syftet med flytten är främst att underlätta för er entreprenörer – då GP erbjuder öppettider mellan 06:30 och 17:00.

I samband med bytet tar Östersundshem fram taggar till våra RAM-avtalsentreprenörer. Dessa taggar fungerar som en FS-nyckel i de fastigheter där vi har passersystem. Detta kommer att underlätta för er, då ni inte behöver kvittera ut någon nyckel de gånger ni har en felanmälan/arbetsorder(FE/AO) där ni ej behöver komma in i en specifik lägenhet. Vid dessa tillfällen kan ni istället ringa in till GP och uppge ert FE/AO-nr samt er fyrsiffriga kod så kan dom aktivera taggen, då slipper ni åka upp till GP. Dessa taggar ska kvitteras ut av respektive medarbetare uppe på GP, taggarna är klar att utkvitteras från och med vecka 11. Om taggarna tappas bort ska detta meddelas direkt till GP, så att denna kan avaktiveras. Varje entreprenör har rätt att kvittera ut 5 taggar utan kostnad. Om ni behöver fler, alternativt tappar bort en så kostar detta 250 kr per tagg.

Enligt Östersundshems nyckelpolicy ska i första hand lägenhetsnycklar lånas ut då det är möjligt, i andra hand FS-nycklar och i sista hand huvudnycklar. I de fall där huvudnyckel lånas ut ska denna återlämnas samma dag. Undantag från detta kan endast godkännas av Fastighetschef eller VD på Östersundshem.

Vad behövs för att kunna kvittera ut en nyckel?

Arbetsorder/felanmälan – Ni behöver ha med er ett aktuellt AO/FE-nummer. GP loggar då in i vårt fastighetssystem för att bekräfta detta.
Legitimation/ID06
Registrerad i systemet – Att ni finns med på den uppdaterade listan från respektive bolag gällande vilka som har rätt att hämta ut nycklar (se bilaga 1). Denna lista har firmatecknare/ansvarig chef för respektive bolag ansvar för att uppdatera vid eventuella personalförändringar. Denna lista SKA fyllas i och mejlas in till nycklar@ostersundshem.se alternativt lämnas in i nyckelutlämningen innan den 21 februari. Annars kan ert företag ej kvittera ut några nycklar från den 24 februari.
För att vi ska hinna inventera alla fastighets- och huvudnycklar innan överlämningen till GP så ska ALLA nycklar återlämnas senast torsdagen den 20 februari. Enda undantaget är entreprenörer som har jour/långtidslån och därmed behöver komma in i våra fastigheter under helgen, exempelvis PD bevakning och Östersunds kommun. Under hela vecka 8 har vi öppet i nyckelutlämningen mellan 07:00-16:00 – för att det ska bli så smidigt som möjligt vid återlämningen. Finns ingen på plats – ring 063-14 04 67 så kommer någon ner omgående.

Ni som har arbete att utföra på fredagen den 21 februari får kvittera ut en nyckel över dagen, denna måste återlämnas senast kl 16:00 samma dag. Kvittenser rörande nycklar uttagna hos Östersundshem ligger kvar hos Östersundshem till dess att vi fått tillbaka nycklarna. Nycklar uttagna hos Östersundshem måste därför återlämnas hos Östersundshem och inte på GP.

Tillbaka