Visa undermeny

Behandling av personuppgifter

Östersundshem behandlar dina personuppgifter när du söker bostad, när du blir kund hos oss och även en tid efter att upphört vara kund hos oss. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person till exempel namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Personuppgifterna behandlas i enlighet med Dataskyddsförordningen (GPPR).

Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter som vi gör själva eller som annat företag gör på vårt uppdrag är Östersundshem AB, Rådhusgatan 29, 831 35 Östersund, organisationsnummer 556628-1648.

När du ställer dig i vår bostadskö
Under kötiden behandlar vi dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i kön. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig – till exempel uppgifter om din ekonomi, din anställning, hur du tidigare har skött dina boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en god man eller förvaltare behöver vi behandla de uppgifterna. Blir du erbjuden en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och/eller andra intyg som styrker att du kommer studera under hyrestiden.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi att spara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och skriver under ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi dina personuppgifter till exempel när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten och värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi att kontrollera att du studerar. Har du skyddade personuppgifter kommer vi hantera dessa enligt våra rutiner för sådana uppgifter.

Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig, samt att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och för att behålla en god kundkontakt med dig.

Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan även komma att behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnd eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet tar slut
Vi gallrar och rensar personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara en tid efter avslutat hyresförhållande exempelvis hyresavtal, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial exempelvis betalningar, kommer vi att spara i minst sju år inklusive innevarande år.

Speciellt för kommunala bolag
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller som vi upprättar själv t ex hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

Dina rättigheter
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig ett så kallat registerutdrag. Du har rätt att få dina felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inta är korrekta. Du har rätt till så kallad dataportabilitet, det vill säga att du kan få dina personuppgifter överförda till ett annat företag. Du har även rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen.

Har du frågor eller funderingar kontakta oss via mejl dataskydd@ostersundshem.se

På Datainspektionens hemsidan kan du läsa mer om Dataskyddsförordningen.

Läs hela vår integritetspolicy.